komunikacja,  leadership

Jak delegować zadania? Pracownikowi, dziecku, komukolwiek.

Tego dnia Agnieszka była naprawdę zirytowana. Tydzień wcześniej, na spotkaniu swojego zespołu, powiedziała jasno i klarownie Basi co ma zrobić. Basia przyjęła swoje nowe zadanie do świadomości i nie mając żadnych pytań, potwierdziła, że wszystko rozumie. Dzisiaj minął termin zakończenia pracy nad zadaniem Basi. Niestety, okazało się, że wszystko jest przygotowane nie tak jak powinno. Basia miała tylko jedno uzasadnienie:

„Myślałam, że właśnie o to ci chodziło.”

Zawsze to PRZEŁOŻONY popełnia błąd.

Niestety, szefowie często błędnie przyjmują, że jeśli dla nich coś jest jasne, to jest takie również dla każdego innego człowieka. Zresztą… nie tylko szefowie tak robią. Wszystkim nam się wydaje, że jeżeli my coś rozumiemy, to wszyscy rozumieją.

To nie jest prawda.

Prawda jest taka, że jako szefowa zazwyczaj wiesz lepiej od pracownika jaki efekt chcesz uzyskać. Jeśli pracownik źle Cię zrozumie, to jest to wyłącznie Twój błąd, ponieważ nie przekazałaś mu wyczerpującej instrukcji.

Kamila siedziała w fotelu w swoim salonie i miała migrenę. Nie wiedziała, że zaraz zacznie krzyczeć na swojego pięcioletniego synka. To był dla niej bardzo ciężki dzień. Przez zepsuty samochód spóźniła się do pracy, dostała nieprzyjemnego maila od klienta i dowiedziała się, że Ela z księgowości ją obgaduje. Dodatkowo zapomniała o zrobieniu zakupów, więc musi odmrażać na szybko pierogi. A do tego ten ból głowy.
Kiedy wróciła do domu, poprosiła swojego syna Jasia, aby posprzątał w swoim pokoju. Gdy poszła zawołać go na obiad, zobaczyła, że syn narobił jeszcze większego bałaganu i zaczęła na niego krzyczeć, że jeszcze tego jej dzisiaj brakowało!

„Mamusiu, ale przecież chciałaś, żebym wszystko od nowa poukładał, więc najpierw wszystko wyciągam, żeby poukładać. Dlaczego się denerwujesz?”

Zawsze to RODZIC popełnia błąd.

Kamili wydawało się, że polecenie jest jasne: Jaś miał wszystkie zabawki poukładać od nowa na półce. Nie wzięła pod uwagę, że ten komunikat dla pięcioletniego dziecka może dotyczyć nie tylko zabawek, którymi się wcześniej bawił, ale w ogóle wszystkich zabawek jakie posiada. To jej błąd, że nie przekazała Jasiowi jasnego komunikatu.

Co zrobić, aby nie popełniać błędów w delegowaniu zadań?

  1. Zaplanuj swój komunikat. Zastanów się co dokładnie chcesz, aby zostało wykonane. Często w głowie mamy pełną wizję tego, jaki chcemy uzyskać rezultat, ale w komunikacie używamy skrótów myślowych. Dla nas one są logiczne, dla odbiorcy już niekoniecznie.
  2. Bądź precyzyjna. Określ co dokładnie ma być zrobione, w jakiej formie i na kiedy. Często popełniamy błąd polegający na tym, że dajemy komuś zadanie, ale nie mówimy na kiedy ma ono zostać wykonane. Potem dziwimy się, że JESZCZE ktoś tego nie zrobił.
  3. Jeżeli zadanie jest skomplikowane lub czasochłonne, warto rozplanować je na piśmie, podzielić na mniejsze kawałki. Wtedy masz pewność, że Twój pracownik dokładnie wie, co i kiedy ma zrobić. Wówczas wspólnie widzicie też ile rzeczywiście to zadanie pochłonie czasu oraz pracy i być może zdecydujecie się je przeorganizować. Lepiej to zrobić przed rozpoczęciem pracy niż w trakcie zorientować się, że zabraknie czasu albo nie macie odpowiednich zasobów.
  4. Poproś, aby osoba, której delegujesz zadanie w kilku zdaniach opowiedziała Ci JAK chce to zrobić. Dzięki temu już na etapie pierwszej rozmowy dowiesz się, czy Twój komunikat został dobrze odebrany i czy wizja osoby, której delegujesz zadanie pokrywa się z Twoją wizją.
  5. Od czasu do czasu kontroluj, czy zadanie jest wykonywane dobrze. Nie musisz ślęczeć nad pracownikiem, dzieckiem, mężem non stop, ale jeśli co jakiś czas zapytasz jak idzie, to masz szansę coś sprostować, gdy zostało wcześniej źle zrozumiane.

Powyższe zasady powinny pomóc Ci uniknąć nieporozumień, kiedy delegujesz zadania. Pamiętaj jednak, że zawsze, kiedy jesteś źle zrozumiana, to najprawdopodobniej Twoja wina. Sad but true.

Uważasz ten artykuł za ciekawy?
Dobrzy ludzie dzielą się dobrem!

Facebook
Instagram
Twitter
LinkedIn
Google+
http://www.komunikatywna.pl/jak-delegowac-zadania">

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Post okazał się pomocny? Wielcy ludzie dzielą się dobrem ;)