komunikacja

Czy na pewno dobrze jest mieć BIGGER PICTURE?

Jak wspominałam już kilkukrotnie, jestem korposzczurem. Nie ma co się obruszać, pracuję w korpo i takie są fakty. Jako manager zarządzam zespołem, który jest rozproszony po całej Polsce. Ja zaś mieszkam na Śląsku i kiedy akurat nie jestem w trasie pomiędzy jednym oddziałem firmy a drugim, to przejmuję dowodzenie nad sytuacją siedząc na mojej kanapie w skromnym Mikołowie (miasteczko graniczące między innymi z Tychami i Katowicami).

Zarządzanie osobami, z którymi nie widzę się twarzą w twarz polega głównie na kontakcie telefonicznym, przez Skype’a. Najwięcej jednak informacji przechodzi pod naszymi palcami, czyli mailowo. Dostaję kilkadziesiąt (czasem kilkaset – w zależności od dnia i sytuacji) maili dziennie (!).

Ostatnio napisałam do mojej współpracownicy maila, który wyglądał mniej więcej tak:

Hej,

Czy mogłabyś w wolnej chwili przesłać mi to zestawienie, o którym rozmawiałyśmy wczoraj?
Będę wdzięczna.

Pozdrawiam
Ania

W odpowiedzi otrzymałam:

Hej Aniu,

Oczywiście, prześlę Ci to zestawienie, ale najwcześniej jutro. Mam już wszystkie dane gotowe, bo zbierałam je w dziale księgowości przez cały miesiąc, jednak dział ten miał awarię systemu i nie mam danych za wczoraj. Kontaktowałam się już z działem IT i będą dzisiaj próbowali rozwiązać problem z systemem, więc mam nadzieję, że na jutro będę miała komplet danych. Dodatkowo, muszę jeszcze wykonać raport dla klienta, bo sobie zażyczył podsumowania poprzedniego roku, więc będę musiała w tym celu przeanalizować wyniki za poprzednie kwartały w moim zespołem. Jak wiesz, Asia z mojego zespołu jest obecnie na zwolnieniu lekarskim, a ona najlepiej się orientuję w tych zestawieniach kwartalnych, więc sprawę będę miała trochę utrudnioną. Asia wróci do pracy…

Basta! Tutaj ucięłam, bo ten mail zawierał jeszcze kilka dalszych zdań.

Jak myślicie, ile czasu potrzeba było, aby go napisać? Co najmniej kilku minut. Ile czasu zajęło mi przeczytanie go? Pewnie też zajęłoby mi to kilka minut, gdyby nie to, że nie czytam do końca takich maili. Nie mam na to czasu.

Nie opisuj całego lasu, jeśli chcesz pokazać jedno drzewo.

Jeśli chcesz dobrze się komunikować, to musisz zapamiętać jedną rzecz: mniej, znaczy więcej.

Oczywiście, jestem pierwszą osobą, która będzie nakłaniać każdego lidera, szefa, kierownika (zwał jak zwał) do tego, aby przedstawiał swoim pracownikom szerszy obraz sytuacji (bigger picture) po to, aby pracownicy widzieli sens w tym, co robią i znali cel tego, co robią. Jest to jedna z podstawowych zasad motywacji.

Jednak nie wpadaj w PUŁAPKĘ BIGGER PICTURE w sytuacjach, w których jest to niekonieczne, bo ludzie będą Ci przerywać, nie będą słuchać i będą Cię uważali za nudziarza. I nie będą czytać Twoich maili ;p

Co do tego wszystkiego ma Pamela?

Ostatnio powróciłam do lektury jednej z książek Jasona Hunta o blogowaniu. We fragmencie o długości wpisów na blogach, Jason przytoczył ćwiczenie z innej książki, a mianowicie „Jak pisać scenariusze” Reymonda G. Frenshama.

Opowiadając komuś historię, pisząc artykuł, post na bloga, odpowiadając na czyjegoś maila bądź pytanie, musisz zastanowić się co w Twojej wypowiedzi jest konieczne, a czego odbiorca może z łatwością się domyślić lub też w ogóle nie musi o tym wiedzieć, nie musi tego widzieć.

W ćwiczeniu chodzi o to, aby zabawić się w scenarzystę i zastanowić się, które szczegóły są istotne dla zachowania sensu historii, a które spokojnie możesz pominąć, bo druga osoba może się ich domyślić lub nie musi ich widzieć. Historia jest następująca:

  1. Biuro. Pamela mówi, że jest głodna i zamierza iść coś przekąsić.
  2. Biuro. Przy drzwiach Pamela wkłada płaszcz i wychodzi.
  3. Schody. Pamela schodzi po schodach i dochodzi do drzwi na ulicę. Wychodzi.
  4. Ulica. Pamela wyłania się zza drzwi, przechodzi przez ulicę, kieruje się do baru.
  5. Bar. Pamela wchodzi z ulicy i staje w kolejce przy kontuarze.
  6. Kolejka. Pamela powoli przesuwa się w kolejce i w końcu dochodzi do kontuaru.
  7. Kontuar. Pamela zamawia kanapkę, czeka, aż ta zostanie przygotowana i wręczona jej w papierowej torebce.
  8. Sala. Pamela bierze torebkę i siada przy najbliższym stoliku.
  9. Stolik. Pamela otwiera torebkę, wyjmuje kanapkę i podnosi ją do ust.
  10. Usta. Pamela odgryza wielki kawał kanapki. Teraz jest szczęśliwa.

No i co? Które punkty według Ciebie są zbędne w tej historii, a które są absolutnie konieczne, aby odbiorca (w tym przypadku widz) dowiedział się wszystkiego, co musi wiedzieć w tej scenie?

Prawda jest taka, żeby aby opowiedzieć tę historię, wystarczą dwa punkty – pierwszy i ostatni.

Do sedna.

Czy w moim powyższym mailu wskazałam jakiś termin na wysłanie zestawienia? Nie. Czy w ogóle zapytałam o to, kiedy zestawienie będzie wysłane? Nie. Napisałam jedynie, żeby zostało przesłane „w wolnej chwili”. Oznacza to, że nie jest to dla mnie sprawa niecierpiąca zwłoki.

Jaka odpowiedź by mnie całkowicie satysfakcjonowała w tej sytuacji?

Hej Ania,

Jasne, wyślę to zestawienie jutro.
Pozdrawiam

Lub jeszcze lepiej:

OK.

Albo w ogóle mogła odpisać dopiero na następny przesyłając zestawienie. Też by było w porządku.

Namawiam Cię do tego, aby za każdym razem przeanalizować ilość niezbędnych szczegółów, które musisz przekazać. Ludzie nienawidzą dostawać za długich maili i nienawidzą osób, które nie potrafią przejść do sedna sprawy. Chyba nie chcesz być znienawidzoną nudziarą?

 

Uważasz ten artykuł za ciekawy?
Dobrzy ludzie dzielą się dobrem!

Facebook
Instagram
Twitter
LinkedIn
Google+
http://www.komunikatywna.pl/bigger-picture">

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Post okazał się pomocny? Wielcy ludzie dzielą się dobrem ;)